Vilka är fördelarna med en papperslös Arbetsplats

? Folk började prata om det papperslösa kontoret på 70-talet . Tills nyligen hade det bara varit en dröm att tro att du skulle kunna driva ett företag utan pappersdokument . I dag är det en verklighet , tack vare billig datalagring och snabbare nätverksmöjligheter . En papperslösa kontoret avser att använda dator lagring för dokument , och när den genomförs på rätt sätt , har processen många fördelar . Tillgång till handlingar Anywhere

Med papper i ett arkivskåp , måste en person vara på kontoret för att komma åt dokumentet , eller han ska ta filen med honom . En papperslösa kontoret tillåter arbetstagare att komma åt dokument från var som helst som har en datoranslutning , inklusive en smart telefon . Detta gör att de anställda att bli mer effektiva när man arbetar i avlägsna områden .

Handlingar enkelt kan lokaliseras

Del av inrättande av ett papperslösa kontoret är att bestämma hur filerna ska namnges. Sedan kan du enkelt hitta en fil med filnamn . Om du inte känner till filnamnet , kan du utföra en sökning på vissa nyckelord i dokumentet och placera det på det sättet . I ett företag som sysslar med kontonummer eller förvärvare spårningsnummertill dokument , kan dokument sökas och enkelt hämtas av dessa siffror . Ett dokument kan refereras av ett namn eller en stad bosatt utan att ha olika filer för varje kategori . Addera tryggare och säkrare Dokument

Viktiga dokument i ett arkivskåp kan gå förlorade för alltid i en brand eller annan katastrof . Papperslös dokument som lagras elektroniskt lätt kan backas upp . Den säkerhetskopian kan vara externt och borta från kontoret . Med säkerhetskopierade dokument , kan du vara upp och snabbt igång igen . Förstöring av pappersdokument kan innebära att förstöra din verksamhet och inkomstkälla . Med korrekta säkerhetsåtgärder , är det svårare för någon att bryta sig in i elektroniska filer och stjäla dem än att bryta sig in i ett kontor och stjäla konfidentiell kund eller kundinformation .

Överväganden

Använd minst två säkerhetskopior av dina dokument , med en offsite . Använd professionell programvara gjord för ett kontor för att skapa papperslösa dokument . Ha en process för att arkivera äldre elektroniska dokument och namnge dem på ett igenkännligt sätt , kanske införliva datum skapandet som en del av namnet . Kryptera alltid känsliga data för att skydda den . Men kom papperskopior av yrkeslicenser och vissa signerade dokument . Addera